1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest EuroTrade Jan Walczak, ul. Stanisławowska 47, 54-611 Wrocław, NIP 6671048534, REGON 527800600.
W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można skontaktować się:
- e-mailem: formularz@plecakirl.pl,
- telefonicznie: +48 882 648 543,
- listownie na adres Administratora.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ w obecnym zakresie działalności nie zachodzi taki obowiązek.
2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu korzystania z Serwisu mogą to być:
- dane formularza: imię i nazwisko, firma, adres e-mail, numer telefonu, planowane daty wynajmu, wybrany zestaw oraz treść wiadomości;
- dane korespondencji: treść dalszych wiadomości, ustalenia ofertowe i dane przekazane podczas kontaktu;
- dane umowy i rozliczeń: dane niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, wystawienia faktury, dostawy, zwrotu sprzętu lub rozpatrzenia reklamacji — jeżeli dojdzie do współpracy;
- dane techniczne: adres IP, czas żądania, odwiedzony adres, kod odpowiedzi serwera, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz identyfikator sesji.
Nie prosimy za pośrednictwem formularza o szczególne kategorie danych, dokumenty tożsamości, hasła ani dane płatnicze. Prosimy nie umieszczać takich informacji w wiadomości.
3. Cele i podstawy prawne
Obsługa zapytania i przygotowanie oferty
Dane z formularza oraz dalszej korespondencji przetwarzamy, aby odpowiedzieć, ustalić wymagania, sprawdzić dostępność i przygotować ofertę. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
Jeżeli kontaktująca się osoba działa w imieniu firmy lub innej organizacji, podstawą przetwarzania jej danych służbowych jest również prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i ustaleniu osób uprawnionych do reprezentacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Zawarcie i wykonanie umowy
Jeżeli strony uzgodnią współpracę, dane przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, najmu lub usług — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Rozliczenia i obowiązki prawne
Dane na fakturach i w dokumentacji księgowej przetwarzamy w celu realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń
Dane techniczne, zapisy kontaktu i dokumentację możemy przetwarzać w celu zabezpieczenia Serwisu, przeciwdziałania nadużyciom, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Odpowiedź na zapytanie nie opiera się na zgodzie. Dlatego formularz nie zawiera zgody marketingowej. Serwis nie prowadzi newslettera ani marketingu behawioralnego.
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości są niezbędne do wysłania i obsługi zapytania. W formularzu najmu niezbędna jest również data rozpoczęcia wynajmu. Bez tych danych nie możemy odpowiedzieć lub przygotować propozycji.
Nazwa firmy, telefon, data zakończenia wynajmu i pozostałe informacje oznaczone jako opcjonalne nie są wymagane, lecz mogą ułatwić przygotowanie odpowiedzi.
5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym działanie Serwisu, wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań:
- Contabo GmbH — infrastruktura VPS, na której działa Serwis, baza danych i logi techniczne;
- Brevo / Sendinblue SAS — przekazanie powiadomienia e-mail o nowym formularzu;
- Add Rabbit LLC (PurelyMail) — obsługa skrzynki e-mail Administratora;
- dostawcy wsparcia technicznego, kopii bezpieczeństwa, obsługi prawnej lub księgowej — jeżeli dostęp do danych jest potrzebny do realizacji ich usług;
- organy publiczne i inne podmioty — gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Dostawcy korzystają z danych wyłącznie w zakresie wynikającym z zawartych umów i świadczenia swoich usług. Gdy wymagają tego przepisy, relacja obejmuje umowę powierzenia przetwarzania danych. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane brokerom reklamowym.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Serwery aplikacji znajdują się w Unii Europejskiej. Brevo deklaruje przechowywanie baz danych na terenie Unii Europejskiej.
Obsługę skrzynki e-mail zapewnia Add Rabbit LLC (PurelyMail), podmiot z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, korzystający z infrastruktury Amazon Web Services. W związku z tym treść wiadomości i dane korespondencji mogą być przetwarzane w Stanach Zjednoczonych, czyli poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Przekazanie danych poza EOG następuje wyłącznie po zapewnieniu mechanizmu wymaganego przez rozdział V RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
Jeżeli któryś dostawca korzysta z podwykonawcy w innym państwie, przekazanie następuje tylko przy zastosowaniu mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami.
7. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytanie, które nie doprowadziło do zawarcia umowy, oraz związaną z nim korespondencję przechowujemy przez 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, a następnie usuwamy, chyba że wcześniejsze usunięcie jest zasadne albo dane są nadal potrzebne do obrony przed roszczeniami.
- Dane związane z umową przechowujemy przez czas jej wykonywania, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
- Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami — co do zasady 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami.
- Dane sesji wygasają co do zasady po 120 minutach braku aktywności.
- Logi serwera przechowujemy co do zasady nie dłużej niż 30 dni. W razie incydentu bezpieczeństwa odpowiedni fragment logów może zostać zabezpieczony do czasu wyjaśnienia sprawy lub upływu terminu roszczeń.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach przewidzianych przez RODO przysługuje prawo:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją.
Żądanie można wysłać na formularz@plecakirl.pl. Dla ochrony danych możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie. Niektóre prawa podlegają ograniczeniom, np. gdy dalsze przechowywanie jest wymagane prawem lub potrzebne do obrony roszczeń.
Można również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe organu znajdują się na stronie uodo.gov.pl.
10. Logi serwera
Przy każdym połączeniu serwer może automatycznie zapisać adres IP, datę i godzinę żądania, odwiedzony adres, kod odpowiedzi, ilość przesłanych danych oraz informacje o przeglądarce. Dane te służą zapewnieniu działania Serwisu, diagnostyce błędów, ochronie przed atakami i wykrywaniu nadużyć. Nie wykorzystujemy ich do reklamy ani profilowania.
11. Automatyczne decyzje i profilowanie
Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Nie prowadzimy profilowania marketingowego.
12. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki odpowiednie do charakteru Serwisu i ryzyka, w tym szyfrowanie HTTPS, rozdzielenie usług serwera, ograniczenie dostępu do panelu, kontrolę uprawnień, ochronę formularzy, limity liczby wysyłek oraz kopie bezpieczeństwa. Żaden system nie daje jednak absolutnej gwarancji bezpieczeństwa.
13. Zmiany polityki
Polityka może zostać zaktualizowana, gdy zmienią się przepisy, funkcje Serwisu, dostawcy lub sposób przetwarzania danych. Aktualna wersja i data jej obowiązywania są zawsze publikowane na tej stronie. Zmiana nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.